关键词:企业 档案工作 重要性 方法
加强企业档案工作是企业肩负的责任和使命,是企业可持续发展的需要和保证,是提升企业软实力的内在需求。
企业的档案工作在企业改革发展稳定和国家档案事业体系中占有重要的地位。做好企业档案工作责任重大,意义深远。作为企业长远发展的基础资源和无形资产,企业档案为企业创造了巨大的经济效益和社会效益,在维护国家利益、实现企业效益、保障职工权益等方面都发挥了重要而独特的作用。
一、加强企业档案工作的重要性
加强档案工作是企业肩负的责任和使命
我们常讲,国有企业是国民经济的重要支柱,是建设小康社会的重要力量,是我们党执政的重要基础。这不是空话,这“三个方面的重要”就可以通过国有企业的档案工作得到很好的体现,例如国有企业在国家改革发展的一些重要历史事件和重大自然灾害面前,发挥突出作用的案例,来说明企业档案工作的重要性。
2008年的奥运火炬传递,在火炬燃烧系统研发过程中,航天科工档案部门全过程参与,提供和积累了大量详实的档案资料,为完成任务和奥运火炬燃烧系统10项专利授权、申报科技新成果提供保障。
在2010年上海世博园区的通信保障扩建工程中,中国电信档案部门提供了完整的档案资料,降低了工程损耗,缩短了工程时间。
加强档案工作是企业可持续发展的需要和保证
企业多年来积累的丰富档案资料,不仅是企业资产的凭证和企业活动的记录,还是企业经营智慧和发展历程的结晶。通过档案我们可以更好地把握企业发展的客观规律,增强决策的预见性和主动性。
企业的档案资源不仅在企业改革发展中发挥着越来越重要的作用,在维护社会稳定、解决产权债务纠纷、维护职工权益方面也发挥着不可替代的作用。因此,做好档案工作,有效地保护和利用好档案,是企业有效运作、规范管理、健康发展的重要保障。
加强档案工作是提升企业软实力的内在要求
企业参与市场竞争要靠综合实力,综合实力是硬实力和软实力的结合。传统的以规模优势、资金优势和设备优势形成的硬实力优势,很容易被复制和模仿,要想在激烈的竞争环境中求生存,求发展,打造百年企业,就必须提高企业的软实力。企业档案全面记录了企业创建决策,反映了企业的成长历史,承载了企业的智力成果,积淀了企业的价值与文化,是企业软实力的重要载体和源泉。
事实上,企业档案不仅能体现企业的软实力,从更高层面来看,无论是对国家、企业,还是对历史、现实与未来,企业档案都有不可或缺、不可替代的巨大的史料价值和经济价值。对档案工作的认识必须提高到这个高度。总结为:档案是真实的历史,档案是产权的身份证明,档案是效益效率的媒介,档案是职工的权利和尊严,档案是企业历史、现在和未来的财富。所以千万不要轻看档案工作。因此,档案工作要把历史的价值、现实的价值、未来的价值结合起来考虑。原始档案不可缺失。
二、加强企业档案工作的方法
企业要加强档案工作的组织领导
一是责任到位。企业要本着对档案工作高度负责的态度,把档案工作列入重要议程,纳入本单位的总体规划,形成目标管理和责任制考核体系。要明确分管领导,定期听取情况汇报,及时研究解决档案工作中的重大问题,为推进档案工作创造良好的环境。二是机构到位。要根据档案的规模数量和工作任务,在企业总部的组织架构中,明确档案工作主管部门,设置具有独立职能的档案工作机构或专职档案管理人员,保证档案工作人员的相对稳定,关心档案工作人员的成长进步,解决他们的实际困难,确保档案工作的顺利开展。三是投入到位。要加大经费支持力度,为档案工作健康发展提供必要的物质条件。
加强企业档案基础建设
要从三个方面加强企业档案基础建设。一是加强制度建设,单位按照国家档案法规和企业档案管理有关规定和要求,结合自身工作特点,以档案的完整收集、安全保管、有效利用为出发点,制定工作计划,切实抓好有关制度起草、修订和发布工作,不断完善档案工作制度,健全档案管理办法。二是加强基础业务建设。进一步规范档案资料收集整理工作,提高档案归档质量,切实做到档案利用不繁琐,档案家底不糊涂,档案资源不流失。三是加强档案基础设施建设。要根据实际情况建立或配置符合要求的档案库房,配备专业的档案装具,改善档案安全保管条件。
加强企业档案专项业务管理
首先,重点做好所承担的重点工程项目、重要科技攻关、重大投融资过程中档案的保存和管理,通过档案的规范化管理形成“倒逼机制”,带动重大工程项目、重要科技攻关、重大投融资过程中各环节的规范化运作。其次,加强对国有改制企业档案工作的指导,确保国有改制企业档案齐全完整、保管安全,使档案资源得到妥善处置和有效利用。
加强企业档案信息化建设
档案信息化是实现档案现代化的必由之路,也是新时期企业加强档案管理的一项革命性和基础性工作。要将档案信息化建设纳入企业信息化建设整体方案中,同步规划、同步设计、同步实施。促进档案工作逐步向自动化、信息化、网络化转变。要高度重视档案信息化建设中的安全与保密工作,信息技术的自身弱点给电子文件的信息安全带来较大风险。企业档案部门和全体档案工作者都要认真排查档案保密安全隐患,及早采取措施,做好安全预案,确保档案安全。要加大档案信息系统的融合,国资委档案信息系统目前正在稳步推进,第一期是委机关档案的信息化,第二期工程就是要实现与中央企业的链接与融合。届时,国资委直属机关各单位与中央企业之间可以按授权查阅档案,实现资源共享。
加快提升档案信息资源的开发利用水平
企业的档案既要保管好,更要利用好。各单位要下功夫,做好档案价值的开发利用工作,要善于多角度、深层次的开发和集成,形成一批高质量的档案信息资源编研成果,主动为企业领导决策和企业发展提供档案信息服务,力争将档案资源转变为企业的竞争优势,转变为企业的现实生产力和现实财富。
加强档案工作队伍建设
企业要加强档案队伍规划,注重档案专门人才的培养,鼓励和支持优秀人才到档案部门工作,完善人才选拔、引进和培养机制,促进档案人才的合理流动,不断提高档案工作队伍的整体素质和水平。发扬刻苦钻研、精益求精的敬业精神,培养淡泊名利、无私奉献的崇高品质,进一步增强光荣感和自豪感,不断提高做好档案事业的神圣使命感和崇高责任感。◆
参考资料:
1.国家档案局、国务院国有资产监督管理委员会:《关于进一步加强中央企业档案工作的意见》,2009年12月。
2.全国人大常委会 《中华人民共和国档案法》:
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