关键词:新时期 人事管理改革 人事档案 对策
我国传统的人事管理体制基本上还是在计划经济的模式下形成的,近几年间,政府尝试进行了一些改革,加大了对人才的重视力度,提高了人才评价的标准,对提高国民的整体素质和提升国家竞争力发挥了积极作用。但是,计划经济体制下形成的人事管理体制的基本特征没有变,人事管理体制改革缓慢,正严重阻碍着社会的发展。人事档案作为人事管理的重要工具,是人事管理重要的组成部分。人事管理在国家未来发展中所扮演的角色日益加重。人事档案管理如何应对?改革之出路何在?可以肯定的是,人事档案不应该消失,随着社会信息化不断加速,人事档案应该发挥更多现实作用,这是由人事档案本身特定属性所决定的。因此,对人事管理改革中人事档案管理改革这一问题的研究有重大的理论意义和现实意义。
一、更新管理理念
人事档案管理重点该放在哪里?人事档案工作的目的任务究竟应怎样确定?举什么旗?走什么路?这直接影响着人事档案工作未来的发展。笔者认为,人事档案管理首先就要从管理理念上进行改革,彻底抛弃从前的“严管观”,人事档案重在利用,要服务于人的发展,只有坚持这样的理念,才能指导整个人事档案工作,使其服务于人力资源开发建设。
在这种新的理念指导下,人事档案管理要将管理视野从原有狭隘的“为单位”管理拓宽到为人的未来发展上来,要充分整合反映个人成长、体现历史能力与现实能力的各类档案信息。做到这一点,人事档案管理将真正由约束管理走向服务管理,这种服务不仅服务于本单位的人事管理和单位内人的发展,更能够在未来服务于相关部门的人事管理及相关人的发展。
二、健全管理制度
人事档案管理制度若要变革,必须要摘掉扣在头上几十年的“保密帽子”。将制度的重点落实到利用这一层面上,保管的确重要,但脱离了利用的保管实在是毫无意义可言。人事档案的利用制度要务求方便快捷,简化一些不必要的程序,保证信息利用的时效性。当然,我们所说的是“摘帽子”,绝不是“扔帽子”,我在前文也提到了权限制管理。人事档案的利用更多的是指针对本人和被授权人的利用。在个人隐私方面还是要坚持保密原则的,这正是所谓的人事档案半开放。
三、改革管理体制
人事档案求生存、谋发展,现行体制必须变革。现在的人事档案从个人入学起建立,随着个人的升学、就业而在个人所属单位内逐级流动。流动是流动了,但流动的主要意义在于明确个人与组织的所属关系。而人事档案的维系之生命——内容,却是甚为陈旧。人事档案管理改革就是要变档随人走为人档的适当分离。即建立人事档案的分段管理体制。这种体制,就是要充分发挥人事档案服从服务于人的发展这一根本。充分利用现代信息技术,打破死板的人事档案管理模式,将载体管理和信息管理适当分离。通过公务信息网络或专用网络,对授权单位或个人开放利用。
对于社会上大量的流动人员,其人事档案开发利用工作可利用现有基础由各地人才交流中心来完成和实现。可以首先由省级人才交流中心牵头,由交流中心与各用人单位合作,利用信息技术建立流动人才人事档案信息库,在此基础上,组建全国性的流动人才人事档案信息中心。由人才交流中心负责制定人事档案信息利用规则与收费标准,收费方式可以采用包年付费或按次收费,并向用人单位的人事部门和本人发放档案信息查询授权。用人单位或本人欲查询人事档案信息,只要在网上缴纳相应费用,便可随时查询。
人才交流中心除了保管流动人才的人事档案信息外,还应主动与各用人单位合作,收集各类兼职人员的人事档案信息,以便形成相对完整的人事档案信息,以此来解决因人事档案分单位形成和管理而造成的某一处人事档案对人才基本情况反映不全面的问题。此外,人才交流中心还可以根据用人单位的要求,在必要时接收流动人才的全部或部分人事档案,实现流动人才人事档案管理的相对集中。
四、变革管理方式
全世界目前只有我国还存在纸质档案管理,管理效率尤其低下。相比之下,美国经过上百年发展形成的信用档案在全国只有近千个征信机构,隶属于美国的三大信用公司。中美两国管理效率的差距可见一斑。
人事档案管理方式提升效率,信息化、网络化是其出路所在。所谓“信息化”,就是要求把原先的纸质型档案转换成电子型档案,使整个人事档案工作实行数字化操作,数字化管理。同传统的纸质型档案相比,数字化处理后的人事档案具有占用空间小、检索方便、信息载体易分离、不易损坏的诸多优点。极大地提升了工作效率。
所谓“网络化”,就是利用现代网络技术,使人事档案的信息“活”起来、“动”起来,在一定范围内传播起来。这里的一定范围内指的是个人及授权单位,当希望利用人事档案信息时,可以不必再象从前一样,必须到人事档案保存部门办理查阅、借阅。可以利用现代网络,通过相应的授权密钥来调取档案信息,从而打破了地理空间上的限制。目前这种方式已经在国内部分省市实现。比如山东省文登市人才服务中心就在2007年6月开通了流动人员人事档案远程查询系统,流动人员人事档案实现网上查询。凡人事档案委托保管在文登市人才交流服务中心的流动人员,进入“文登人才网”,点击人事代理,在相关栏目输入姓名即可查询本人的档案资料,如:存档时间、存档缴费情况等。同时也能比较详细地查询到人事代理办事流程以及流动党员学习活动相关信息,为人事代理人员提供了极大的方便。◆
参考文献:
陈辉. 人事管理研究. 哈尔滨:黑龙江人民出版社.2005.
王英玮,周艳. 我国人事档案管理改革若干问题的思考. 档案学通讯.2007,
王小云,王运彬. 试论人事档案管理流程. 档案学通讯.2007,
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