关键词：电子学籍 注册 电子注册
一、学籍管理现状
传统的学籍管理只是纸质文档的模式。学校的学生学籍资料收集、整理及分类工作比较繁重,在资料整理和统计分析中不能保证准确无误。招生的扩大、专业设置的调整,使得传统的学籍管理手段已不能适应日益发展的学校教育的需要。
近年来,技工学校在学籍管理工作领域进行了改革,主要体现在以下两个方面。
第一,学籍电子注册的实施。学籍电子注册是运用信息技术的现代化手段,以计算机网络管理的方法,进行四级管理。
第二,对学籍和学历统一管理。青岛市人力资源与社会保障局要求各市属技校的学籍管理部门利用“全国技工院校电子注册与统计信息管理系统”对当年录取的新生进行网上数据核准工作,各市属技工院校必须登录“全国技工院校电子注册与统计信息管理系统”,将核对无误的学籍信息上传,经市职业技术培训研究室、市人力资源与社会保障局两级审核通过后,才算完成新生的学籍注册。
二、技校学籍管理存在的问题
随着国家对技工院校的政策支持和鼓励,技校办学模式的扩大,各校在校学生人数增加使学籍管理工作压力变大,传统的管理方式遇到了新的问题和挑战,管理过程及结果的正确性很难保证。目前技工院校学籍管理需解决以下问题。
1.学籍管理工作不规范
技工院校学籍管理工作依靠学籍管理人员个人处理,缺乏指导和培训。学籍管理制度不完善,加上技校学生流动性大,且各校对学籍管理人员的工作待遇及激励措施不得力,影响了他们的工作积极性和主观能动性,导致异动处理不够严谨、统计信息不够及时等。此外,对班主任、辅导员的指导和监督力度不够,导致新生入学时学生信息采集的不统一。
2.学籍管理手段落后
与上级主管部门的学籍管理信息系统电子注册数据兼容不够。由于工作人员的工作量大,重复性工作多,且过于集中在学籍管理人员身上,所以造成准确度不能得到很好的保证。
3.学籍材料信息少
学籍档案纸质材料的整理不规范,由于管理工作较为混乱,使材料记载和档案没有完整记录,反映学生综合素质的材料不能真实地得到体现。
三、在学籍学历管理系统上建立学生动态电子学籍档案
技工学校解决上述问题的办法是以国家人力资源与社会保障部电子学籍注册所要求的内容为依据,以上级有关部门学籍学历管理系统为宗旨,结合本学校自身情况及相关特点开发校园信息平台。该系统模块应具备：第一,可以与统计信息管理系统、市学籍学历管理系统兼容。第二,具备学生上网查询与修订功能,建立动态学籍档案。第三,对班、系、校三级管理的功能,可以实现数据共享。工作强度的分散,明确达到分工、集散合理。学生基本信息须在入学之日起建立,其主要内容包括姓名、性别、身份证号码、电子相片、系、专业、班级、政治面貌、家庭地址、户口性质、家庭成员情况、主要学习经历、联系方式、在校期间奖惩情况、学籍异动情况等。可通过以下几个方面完成学生基本信息库的建立。
第一,可以利用第二代身份证阅读器读取新生的电子信息,大大减少学籍管理人员的工作量。此外,可以从招生部门调取新生的其他信息,进一步完善学生基本信息库。
第二,组织学生统一在网络上的学籍管理信息系统平台上录入自己的信息,工作人员负责导入电子相片,经本人确认无误后提交。
第三,学生在校期间的学籍、成绩管理,可以运用学籍管理系统实时查询,可更新学籍异动学生的学籍电子档案情况,由班主任负责将学生平时的操行评定及奖惩情况填入学生的相关电子档案中。电子学籍管理系统与教务部门的学生成绩管理系统实时连接,使学生在校期间的相关成绩与学籍档案相连接。
第四,学生通过毕业考试后,将学生的相关电子档案生成文本档案,打印移交给学校的档案管理部门存档。
总之,使用和完善实时的学生学籍电子档案是技工院校发展的必然,也是技工院校学籍管理工作科技现代化的体现。技工院校学籍管理是对学生息息相关的工作,还要在具体工作中不断地完善、总结,进一步探讨可持续改进的好方法。
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